Recenzja Monday.com - Potężne narzędzie do Project Managementu

Świat biznesu zmienia się wraz z postępem technologicznym. To nieuniknione, ponieważ oba są ze sobą ścisło powiązane. Biznes stymuluje innowacje, a innowacje przyczyniają się do przekształcania pracy. Jedno napędza drugie. I tylko w ostatnich dziesięcioleciach wzrosło znaczenie wykorzystania technologii w miejscu pracy. Jest to widoczne w różnych obszarach, a jednym z nich jest wdrożenie oprogramowania biznesowego. Oprogramowanie do zarządzania projektami to jedno z nich.

Użycie oprogramowania do zarządzania projektami jest obowiązkowe dla większości organizacji. Jednak chętnie korzystają z niego również małe firmy, organizacje non-profit, start-upy czy nawet osoby prywatne. Nic dziwnego, ponieważ pomaga optymalizować i automatyzować procesy, ułatwiać komunikację i współpracę, oraz zwiększać efektywność pracowników. W naszym artykule na temat najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami opisaliśmy 8 narzędzi pomocnych w rozwoju biznesu. Jednym z nich było monday.com. W tym artykule pokażę Ci i poprowadzę Cię przez to oprogramowanie krok po kroku, abyś lepiej je zrozumiał i zobaczył, jak może Ci pomóc stać się lepszym menedżerem projektu, bez względu na to, gdzie i jak pracujesz. Zaczynajmy!

Czym jest monday i jak go używać?

Monday został założony w 2012 roku i uruchomiony jako niezależny startup w lutym 2014 roku. Misją firmy jest “tworzenie środowiska pracy opartego na przejrzystości, odpowiedzialności i rozliczalności, aby umożliwić menedżerom i ich zespołom”. Obecnie oprogramowanie to jest używane przez 350 000 osób z 76 krajów, w 40 000 zespołach.

Monday jest sklasyfikowany jako oprogramowanie do zarządzania projektami, które może być używane przez dowolny rodzaj zespołu działającego w dowolnej branży. Nie ma ograniczeń co do tego, kto i jak może go używać. Wśród organizacji, które z niego korzystają, znajdują się Discovery Channel, wix.com czy wework. Jest odpowiedni zarówno dla małych, jak i dużych zespołów. Ceny różnią się głównie w zależności od liczby osób w zespole. Możesz wybierać spośród 4 wariantów:

• Podstawowy, począwszy od 25 USD/miesiąc
• Standardowy, począwszy od 39 USD/miesiąc
• Pro, począwszy od 59 USD/miesiąc
• Enterprise, począwszy od 118 USD/miesiąc

Możesz aktualizować, downgrade’ować lub anulować swój plan w dowolnym momencie bez żadnych konsekwencji. A jeśli nie jesteś pewien, który plan wybrać, możesz po prostu skontaktować się z zespołem wsparcia monday. Aby w pełni wykorzystać narzędzie, monday posiada bazę wiedzy pełną pomocnych artykułów. Znajdziesz tam wszystkie informacje od podstawowych do najbardziej zaawansowanych funkcji oferowanych przez monday. Możesz również sprawdzić ich tutoriale wideo, jeśli wolisz przewodnik w formie wizualnej. Oferują nawet pomoc swojego lokalnego partnera, aby pomóc Ci wdrożyć swój zespół (co według mnie nie jest konieczne, ponieważ monday jest naprawdę łatwy w użyciu). Możesz wybierać spośród różnych lokalizacji w Ameryce Północnej, Południowej i Środkowej, Europie, na Bliskim Wschodzie, w Afryce oraz w regionie Azji i Pacyfiku.

Pozwalają Ci na uzyskanie pomocy na całym świecie. To coś, czego nie oferuje wiele dostawców oprogramowania. Oprogramowanie to jest oparte na platformie chmurowej, co może niektórych niepokoić z punktu widzenia prywatności. Ale monday zapewnia, że Twoje dane są u nich bezpieczne. Są zgodni z RODO, posiadają certyfikaty ISO/IEC 27001:2013 i ISO/IEC 27018:2014, oraz certyfikat bezpieczeństwa SOC2 Typ II. Dlatego możesz być pewien, że Twoje dane są chronione na najwyższym poziomie.

To jest monday, oprogramowanie do zarządzania projektami, współpracy i zarządzania zespołem. Zobaczmy, co możesz z nim zrobić.

Jak to wszystko działa?

Założenie konta na monday jest łatwe jak bułka. Wystarczy podać adres e-mail i hasło. Następnie otrzymujesz kod potwierdzający (naprawdę na najwyższym poziomie bezpieczeństwa!) i możesz rozpocząć pełen proces tworzenia konta. Pokażę Ci, co możesz zrobić z monday krok po kroku.

Rejestracja w oprogramowaniu Monday.com

Zdecydowałam się na bezpłatną wersję próbną, aby zobaczyć, jak działa monday i czy spełnia moje oczekiwania. Pytają mnie o rozmiar mojego zespołu (na razie wybieram “tylko ja”) i o to, co chcę zarządzać. Spośród dostępnych opcji wybieram “do zrobienia” i listy. Możesz również wybrać projekty dla klientów, projekty wewnętrzne, sprzedaż i CRM, roadmapy produktów i backlogi, rozwój zwinny, zamówienia i produkcję, HR i rekrutację, oraz inne, które można określić.

‍Jest to przydatne, ponieważ pomaga ci określić, co dokładnie chcesz zrobić z oprogramowaniem. Jednak na tym etapie nie możesz wybrać kilku opcji, co stanowi niewielką wadę dla tych, którzy chcą używać monday do zarządzania szerokim zakresem obszarów w organizacji.

Teraz, gdy zdecydowałem, co chcę zarządzać, mogę zaprosić członków zespołu. Ale zrobię to później, ponieważ chcę odkryć tajemnice monday i wszystkie jego funkcje, zanim wprowadzę swój zespół, po prostu aby pomóc im się przyzwyczaić do aplikacji.

Szablony Monday.com

Szablon kalendarza wydarzeń dostosowalny do wszystkich potrzeb (bezpłatny). Aby zacząć, monday mówi mi, żebym stworzył nową tablicę. Mogę wybierać spośród 78 dostępnych szablonów podzielonych na 15 kategorii, w tym marketing, produkcja treści, edukacja, HR, startupy, zarządzanie projektami i inne. Lista jest dość imponująca, i jest wiele opcji do wyboru. Jest to wygodne. Wybieram więc projekt pojedynczy. Mam zamiar stworzyć tablicę dla mojego zespołu składającego się z 5 osób. Ale do tego wrócę później. Po wybraniu szablonu mam ogólny przegląd interfejsu i głównej tablicy. Wszystko wygląda bardzo schludnie i przejrzyście, więc łatwo mogę się poruszać. Dodatkowo w prawym dolnym rogu okna, monday wyświetla miniaturę filmu - krótki samouczek dla tych, którzy nie wiedzą, jak go używać. Już ustawiłem podstawy. Teraz odkryjmy tajemnice monday!

Poruszanie się po Monday

Przejdę przez każdą część monday, aby poznać wszystkie jego funkcje. Po lewej stronie ekranu znajduje się panel z dwoma zakładkami, Skrzynka odbiorcza i Mój tydzień. Ta ostatnia jest podzielona na tablice, gdzie mogę uzyskać dostęp do wszystkich moich projektów. I na tym skupi się cała moja aktywność. Na pierwszy rzut oka widzę, że poruszanie się po monday nie będzie wymagać dużo wysiłku. Wszystko jest dostępne z poziomu widoku głównego, co jest ważne, ponieważ nie muszę zagłębiać się w narzędzie w poszukiwaniu konkretnej funkcji.

Monday.com interface

Najważniejsze funkcje oprogramowania Monday.com do łatwego zarządzania projektami - Financesonline.comInterfejs Monday.comW prawym górnym rogu mogę bawić się ustawieniami i jako administrator dostosowywać je według potrzeb. Mogę ulepszyć plan, uzupełnić profil, zarządzać zespołem, zajrzeć do klawiatury (bardzo przydatna funkcja) dla szybszego poruszania się po platformie, lub integrować monday z innymi narzędziami.

Zarządzanie tablicami i zespołem

Teraz wróćmy do tablic, centrum zarządzania zespołem. Wybrałem tablicę pojedynczego projektu dla mojego zespołu. Mogę zmienić nazwę tablicy, dodać opis tablicy i ustawić ogólne preferencje.

Tablica jest podzielona na trzy sekcje, każda dla członków pracujących nad innym aspektem projektu. W moim przypadku to Design, R&D i Marketing.

Dostosowanie Monday.com

‍

I tutaj zaczyna się cała zabawa! monday daje mi elastyczność w zarządzaniu każdym szczegółem projektu. Do każdego zadania, tzw. ‘pulsu’ na tablicy, mogę przypisać kolumny z szczegółowymi informacjami o zadaniu:

• dodawanie, usuwanie i zmiana nazwy zadania
• tworzenie rozmów, do których mogę dołączać pliki, dodawać notatki i pytania
• przypisywanie właściciela zadania i osób pracujących nad nim,
• ustawianie statusu według moich preferencji (kolor, nazwa),
• ustawianie ruchomego harmonogramu, który mogę zobaczyć w eleganckim widoku kalendarza,
• dodawanie tagów i numerów

Ale to nie wszystko. Do każdego projektu mogę ‘Dodać widok.’ To świetna funkcja, która pomaga wizualizować projekt i dokładnie widzieć o nim wszystkie informacje. I tak mogę dodać następujące:

• widok plików, aby łatwo uzyskać dostęp do wszystkich plików przesłanych przez mój zespół
• mapa
• wykresy do wizualnej prezentacji danych,
• kalendarz, aby zobaczyć każdą datę z tablicy,
• formularze do utworzenia formularza z tablicy,
• widok transmisji, aby udostępnić tablice,
• widok kanban.

Teraz, gdy stworzyłem szczegółowy plan dla mojego projektu i zobaczyłem go wizualnie, czas zaprosić mój zespół. To było łatwe!

Co jeszcze powinieneś wiedzieć o Monday

Oprócz głównej funkcji tworzenia i zarządzania tablicami, oprogramowanie oferuje inne, mniejsze, ale godne uwagi funkcje. Dobrze jest je znać, aby w pełni wykorzystać aplikację i uzyskać z niej maksimum:

• Aplikacja na komputery stacjonarne dla systemów Mac i Windows,
• Aplikacja mobilna,
• BoltSwitch, umożliwiający wyszukiwanie i nawigację w tablicach bez przewijania w dół (doskonała funkcja, jeśli zespół ma miliardy tablic!),
• Importowanie i eksportowanie plików do programu Excel,
• Edycja masowa kolumny czasowej.

Monday.com mobile application

Aby być na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami, polecam śledzenie bloga firmy Monday.

Warto także wspomnieć o integracjach. Na przykład, można zintegrować Monday z Slackiem. Za każdym razem, gdy zachodzi zmiana w projekcie, otrzymasz powiadomienie na Slacku. Integracja z Jirą pozwala przekształcić mapę drogową produktu z Monday na zadania w Jirze i śledzić postępy faz rozwoju wraz z zespołem i klientami. Kolejną integracją jest połączenie z Trello, dzięki któremu można równocześnie ładować tablice na Trello i Monday.

Możesz również tworzyć niestandardowe integracje. Niemniej jednak integracje Monday są dość ograniczone, więc jeśli chciałbyś połączyć je z innym oprogramowaniem, które już używasz, będziesz musiał skorzystać z narzędzia takiego jak Integromat, aby cię wspierało.

Nie zapomnij, że bezpłatna wersja próbna Monday kończy się po 14 dniach, więc jeśli chcesz nadal korzystać z oprogramowania, musisz wybrać płatny plan.

Jak Monday może pomóc twojej firmie?

Jak już wspomniałem, Monday może być używany przez zespoły pracujące w każdej branży, a patrząc na dostępne w oprogramowaniu szablony, twórcy mieli to na uwadze podczas jego tworzenia.

Jak więc Monday, ze swoimi funkcjami, może pomóc twojej firmie? Jak możesz go wykorzystać, aby ulepszyć procesy i uczynić oprogramowanie integralną częścią swojej pracy? Oto kilka przykładów, aby dać ci inspirację:

1. Załóżmy, że prowadzisz firmę świadczącą usługi i chcesz gromadzić potencjalnych klientów na stronie internetowej, a następnie zarządzać nimi wewnętrznie jako projekty. Możesz stworzyć prosty formularz za pomocą funkcji “Monday forms”, aby zbierać dane, które następnie będą wyświetlane na tablicy i będą mogły być zarządzane wewnętrznie przez zespół.

2. W firmie SoftwareSupp.com używamy Monday do planowania działań marketingowych. Na jednej tablicy cały zespół może zobaczyć, nad jakim treścią pracujemy, kto jest odpowiedzialny, jaki jest termin i postęp. Diagram Gantta daje nam klarowny obraz stopnia zaawansowania prac.

3. Załóżmy, że chciałbyś przeprowadzić ankietę w swojej firmie lub wśród klientów. Możesz łatwo ustawić głosowanie na konkretne elementy, aby dowiedzieć się, które są preferowane przez innych członków zespołu.

Monday.com w zamówieniach

Jest tak wiele sposobów, w jakie Monday może pomóc twojej firmie. Musisz tylko wiedzieć, jak i w jakim celu chcesz używać tego narzędzia.

Podsumowanie

Monday to godne polecenia oprogramowanie do zarządzania projektami. Może znacznie poprawić planowanie i harmonogramowanie. Łączy także funkcje narzędzia do komunikacji i współpracy, co pomaga utrzymać jednolity kanał komunikacyjny dla twojego zespołu.

Dzięki Monday możesz przechowywać wszystkie ważne informacje w jednym miejscu. Jest łatwo dostępne, zarządzalne i bezpieczne. Niemniej jednak oprogramowanie to może nie spełnić oczekiwań menedżerów, którzy mają wysokie wymagania wobec oprogramowania do zarządzania projektami.

Niestety, brakuje mu niektórych zaawansowanych funkcji używanych w skomplikowanym zarządzaniu projektami, takich jak raportowanie międzyprojektowe, budżetowanie, płace, zarządzanie problemami czy śledzenie czasu.

Niemniej jednak, Monday w obecnej formie jest prawie bezbłędny, a widać, że jego twórcy ciężko pracują, aby to utrzymać. Uważam, że to odpowiednie oprogramowanie dla każdego, kto chce śledzić zadania i projekty całego zespołu z dużą dbałością o szczegóły.

Z Monday nigdy nie przegapisz żadnego terminu!

Zalety Monday:

• Niezwykle łatwe dostosowywanie
• Łatwe wdrożenie, nie wymaga szkoleń
• Rozległe funkcje zarządzania zadaniami
• Łatwo poruszać się po narzędziu

Wady Monday:

• Dość drogie przy indywidualnym użytkowaniu
• Ograniczone integracje
• Brak raportowania międzyprojektowego, budżetowania, płac, zarządzania problemami czy śledzenia czasu

comments powered by Disqus