Na czym polega budżetowanie finansowe projektu? 10 rad jak robić to z głową

Bardzo często realizując dany projekt, oczekujemy jego wyceny i dokładnej estymacji. Nie byłbym w stanie zliczyć ilości “przegranych” projektów, gdzie powodem ich pozornego przegrania był brak wskazania dokładnej kwoty/kosztów danego projektu - to dlatego, że klient oczekuje stałej kwoty za realizację określonych zadań.

Jak to jednak wygląda w praktyce? W rzeczywistości wycena projektów i ich budżetowanie to bardzo złożony proces, a bardzo często nie jest możliwe wskazanie stałych kosztów ich realizacji.

Jak w takim razie podejść do wyceny i planowania finansowego projektu technologicznego lub stricte biznesowego? Rozwiązaniem tego problemu jest tzw. proces budżetowania, który służy szacowaniu kosztów i zacieśnia współpracę pomiędzy klientem, a dostawcą.

Poniżej kilka wskazówek, które mogą posłużyć jako wskazówka:

1. Określ oczekiwania finansowe swojego projektu

Zamiast zaczynać od kosztów i ceny projektu - pomyśl czego oczekujesz od danego projektu - czyli jakie korzyści finansowe ma przynieść. Bardzo często wychodząc od potrzeb i oczekiwań finansowych jesteśmy w stanie policzyć ile na danym projekcie zarobimy (jaki jest potencjał), a co za tym idzie ile w dany projekt możemy zainwestować - co finalnie pozwala określić budżet.

2. Przygotuj “symulacje” - czyli wersje budżetu projektu

Przy budżetowaniu warto posłużyć się tzw. scenariuszami, czyli różnymi możliwościami rozwoju projektu - projekt może pójść po naszej myśli i rzeczywiście zwrócić nam zainwestowany kapitał, ale bardzo często założenia dotyczące wyliczonych korzyści mogą okazać się nieprawdziwe - warto zaplanować oba te scenariusze i mieć je na uwadze budżetując projekt. Częstą metodą jest również metodyczne dzielenie wszelkich prognoz i budżetów na pół - biorąc pod uwagę, że założenia są zawsze zbyt optymistyczne i nie uwzględniają realiów rynkowych. 

3. Nie wybieraj najtańszej opcji - bądź gotowy szukać jakości

Decydując się na budżet projektu - nie warto patrzeć tylko i wyłącznie na cenę - tak jak w przypadku kupna samochodu lub domu najtańszy dostawca lub projekt może nie spełnić oczekiwać dotyczących jakościowej realizacji projektu. Warto szukać balansu i budżetu, który zapewni względną jakość, ale nie będzie nadmiernie obciążał budżetu projektowego.

4. Patrz długoterminowo - nie oczekuj szybkiej realizacji

Projekty i usługi mają to do siebie, że są długoterminowe - a wybrany dostawca staje się przeważnie partnerem z którym pracujemy każdego dnia, często przez okres kilku miesięcy lub nawet lat. Podobnie jak w przypadku doboru partnerów biznesowych lub rekrutacji pracowników warto zwracać uwagę na długoterminowe myślenie, zamiast nastawienie na krótkoterminową realizację i szybkość działań. Przecież tak samo jak w przypadku pracowników - Twój dostawca lub partner również może zachorować, pojechać na urlop, a na przestrzeni projektu pojawią się różne okoliczności, które prawdopodobnie co tydzień będziecie musieli omówić.

5. Monitoruj koszta na przestrzeni trwania projektu - nie tylko przy jego podpisywaniu

Rozpoczęcie projektu to nie koniec jego budżetowania - w trakcie jego trwania pojawi się mnóstwo nieprzewidzianych okoliczności, a Ty będziesz musiał weryfikować i monitorować budżet na bieżąco - musisz też wiedzieć czy projekt przynosi rzeczywiste założone korzyści, a czy jego dalsze finansowanie ma sens biznesowy - warto planować okresowe (np. comiesięczne) weryfikacje budżetu i monitorować koszta na bieżąco.

6. Weź pod uwagę próbne współprace - etapuj projekty

Nie warto rzucać się odrazu na głęboką wodę i budżetować duże projekty. Tak jak ze wszystkim warto iść po kolei i etapować współprace oraz projekty. Załóż budżet na współpracę próbną, dopiero potem na zwiększenie współpracy itd. Duże współpracy i budżety pozostaw dla tych współprac, które mają już charakter długoterminowy i wiesz, że rzeczywiście zadziałają i się sprawdzą.

7. Rozważ model finansowania projektu - nie każdy projekt musi być finansowany za gotówkę

Mając solidny budżet projektu możesz rozważyć jego finansowanie zewnętrzne - taka decyzja opóźni oczywiście start projektu, ale być może pozwoli Ci zaoszczędzić środki przeznaczone na projekt i zmaksymalizować korzyści związane z projektem. Możliwe źródła to m.in. pożyczka, crowdfunding, znalezienie inwestora.

8. Weź pod uwagę pewne inwestycje w przedpłaty

Rozpoczynając projekt musisz mieć na uwadze, że większość takich współprac będzie wiązała się z pewnymi przedpłatami i inwestycjami - bardzo rzadko ktoś zgodzi się na rozpoczęcie projektu bez otrzymania pewnej formy gwarancji lub przedpłaty. Warto mieć to na uwadze planując budżety projektowe - nawet jeśli ktoś nie wspomina o tym na wczesnym etapie rozmów - taki temat może pojawić się na późniejszym etapie.

9. Wykorzystaj proste narzędzia techniczne

W przygotowaniu budżetu pomogą Ci Excel, ChatGPT oraz narzędzia wizualizacyjne takie jak Miro. Warto używać tych rozwiązań aby budować budżet jako “osobny” plik/jednostkę - to pomoże w komunikacji z potencjalnymi dostawcami i usprawni zarządzanie projektem.

10. Nie bój się negocjować budżetów i o nich rozmawiać

Warto podejść do kwestii budżetu w sposób tzw. “Miękki”, czyli o nim rozmawiać. Zazwyczaj projekt finansujesz długoterminowo, a do kwestii budżetu będziesz wielokrotnie wracać. To oznacza, że warto o tym rozmawiać już na wczesnym etapie zamiast zgadzać się w ciemno na podaną cenę lub kwotę, zwłaszcza, że w usługach przeważnie nie ma jednego, publicznego cennika.